U trouwt in het buitenland, neemt een baan aan in een ander land of heeft uw geboorteakte nodig voor een buitenlandse instantie? Dan is een vertaling alleen vaak niet genoeg. Veel landen eisen een apostille of een legalisatie. Wij leggen uit wat dat is en in welke volgorde u te werk gaat.
Wat is een apostille?
De apostille is een vereenvoudigde echtheidsverklaring voor openbare documenten volgens het Haags Verdrag van 5 oktober 1961. Zij bevestigt dat de handtekening en het zegel op een document echt zijn. Tussen de verdragsstaten vervangt de apostille de omslachtige legalisatie. In Duitsland is afhankelijk van het soort document een bepaalde instantie bevoegd – in Noordrijn-Westfalen bijvoorbeeld de Bezirksregierung voor veel bestuurlijke documenten en meestal het Landgericht voor gerechtelijke en notariële akten.
Wat is legalisatie?
Legalisatie is de klassieke procedure voor landen die niet zijn aangesloten bij het Haags Verdrag. Daarbij bevestigt de ambassade of het consulaat van het land van bestemming de echtheid van het Duitse document – vaak na een voorafgaande waarmerking door een Duitse instantie. Deze procedure duurt meestal langer dan een apostille.
Bijzondere regel binnen de EU
Sinds februari 2019 geldt de EU-verordening 2016/1191 inzake openbare documenten. Voor bepaalde documenten – zoals geboorte-, huwelijks- of overlijdensakten – vervalt tussen EU-lidstaten de apostille. Bovendien zijn er meertalige EU-standaardformulieren die een vertaling in sommige gevallen overbodig maken. Of dat voor uw document geldt, kunt u navragen bij de afgevende en de ontvangende instantie.
De juiste volgorde
In de praktijk werkt de volgende aanpak goed – de eisen van het land van bestemming gaan echter altijd voor:
- Vraag de buitenlandse instantie wat zij eist: apostille, legalisatie of geen van beide?
- Laat de apostille of voorafgaande waarmerking op het originele document plaatsen
- Laat het document inclusief apostille beëdigd vertalen – zo wordt ook de apostille vertaald
- Indien vereist: laat ook de beëdigde vertaling apostilleren of legaliseren
Typische documenten voor het buitenland
- Geboorte-, huwelijks- en echtscheidingsakten
- Verklaringen omtrent gedrag en uittreksels uit het bevolkingsregister
- Getuigschriften, diploma's en cijferlijsten
- Volmachten, notariële akten en uittreksels uit het handelsregister
- Vonnissen en verklaringen van erfrecht
Wij helpen u graag
Als vertaalbureau in Düsseldorf maken wij sinds 1990 beëdigde vertalingen voor particulieren en bedrijven in meer dan 100 talen – erkend door instanties, rechtbanken, ambassades en consulaten. Stuur uw documenten via het aanvraagformulier, dan adviseren wij u graag over de juiste aanpak. Meer over de beëdigde vertaling zelf leest u in onze gids beëdigde vertaling.
Veelgestelde vragen
Moet de apostille vóór of na de vertaling worden aangevraagd?
In de regel eerst op het originele document, zodat de apostille mee wordt vertaald. Sommige landen eisen daarnaast een apostille op de vertaling. Doorslaggevend zijn altijd de eisen van de buitenlandse instantie.
Heeft u binnen de EU een apostille nodig?
Voor veel akten van de burgerlijke stand niet meer: de EU-verordening 2016/1191 stelt bepaalde openbare documenten vrij van de apostille. Voor andere documenten kan zij nog steeds vereist zijn.
Geeft het vertaalbureau de apostille af?
Nee, de apostille wordt afgegeven door de bevoegde instantie. Wij verzorgen de beëdigde vertaling van het document en de apostille en adviseren u graag over de volgorde.
Heeft u een vertaling of een tolk nodig?
Stuur ons uw documenten – u ontvangt snel een gratis, vrijblijvende offerte.
